MS WORD

Membuat setting dasar Microsoft Office Word 2010 atau 2007 agar bekerja menjadi lebih mudah dan cepat. Sebuah tema artikel yang penting, karena berkaitan dengan rutinitas bekerja setiap hari. Dengan melakukan beberapa konfigurasi dasar pada settingan Office Word maka melakukan pekerjaan menjadi simpel, mudah dan akses cepat terhadap menu atau fitur-fitur yang disediakan.
Dalam tutorial ini langsung menggunakan contoh Microsoft Office 2010, sedangkan bagi yang memakai 2007 tinggal menyesuaikan, karena hanya berbeda tampilan saja. Secara prinsip antara Office 2010 dan 2007 tidak jauh beda. Untuk yang terbiasa dan masih menggunakan Office 2003, walaupun fitur sama, tapi cara aksesnya yang berbeda, silahkan dicari saja pada Menu Bar.
Untuk menyingkat waktu, langsung saja dimulai. Akan tetapi sebelumnya perlu menjadi catatan, bahwa kebutuhan setiap orang dalam menjalankan Office berbeda, tergantung konteksnya. Umpama saya yang menjadi seorang pendidik dan lagi kuliah, maka fitur-fitur Microsoft Office di-setting yang mendukung pekerjaan setiap hari. Anda bisa jadi berbeda. Maka dengan mengetahui dasar-dasar settingan Office, silahkan menyesuaikan sesuai kebutuhan pekerjaan.

Menu Office 2010 atau 2007

Untuk menyingkat artikel, selain lembar atau kanvas kerja Office yang untuk mengetik, ada 3 Menu Office yang perlu diketahui agar bekerja menjadi cepat, seperti gambar di bawah

Quick Acces Toolbar : berisi sekumpulan ikon untuk mengakses fitur Office, yang dapat ditambah dan dikurangi, menyesuaikan kebutuhan pekerjaan.
Menu File : untuk Office 2007 disebut Office button. Terletak disebelah kiri atas. Isinya silahkan di klik, dan di baca
Tab Names : beberapa tab dalam Office, di mana setiap tab memiliki banyak fitur yang ada dalam Office. Ada Tab Home, Tab Insert, Tab Page Layout, Tab References, Tab Mailings, Tab Review, Tab View dan lain-lain. Karena masih banyak yang lain. Setiap tab dikelompokkan menurut fungsi kerjanya. Jika memasukkan gambar (Picture Tools) atau membuat kotak menggunakan Text Box (Drawings Tools), maka Tab Format akan tampil otomatis. Membuat Equation maka ditampilkan Tab Design ( Equation Tools ).
Sekarang silahkan buka Word Options, caranya klik Menu File pilih Options
Untuk Office 2007 klik Office Button (pojok kiri atas) pilih Word Options (bawah)
Dalam jendela Word Options ini banyak sekali fitur-fitur yang ditawarkan, sesuaikan dengan bidang pekerjaan. Beberapa hal yang penting, seperti gambar di bawah :

1. Klik Save. Pilihlah Save files in this format: sesuai dengan kebutuhan. Secara default ( asli / setting dasar ) dengan format Word Document (*.docx). Artinya file tidak bisa di buka pada Office 2003. Jika file yang dibuat tidak pernah berpindah-pindah ke komputer lain, ataupun berpindah dan memang ada Office 2010 / 2007 maka setting bisa tetap dengan ekstensi *.docx.
   Akan tetapi jika file sering di copy paste ke banyak komputer, dan sebagian masih menggunakan Office 2003, maka sebaiknya setting dengan pilihan Word 97-2003 Document (*.doc). Kelemahan menyimpan format *.doc (2003) adalah banyak fitur Office 2010 / 2007 tidak ada dalam versi sebelumnya ( Office 2003 ). Maka silahkan pertimbangkan dengan bijaksana. Kelebihannya ekstensi *.doc ( Office 2003 ) bisa dibuka menggunakan Office 2010 / 2007.
   Sekalian setting Default file location, pilihlah drive yang diinginkan, caranya bisa klik tombol Browse… di sebelah kanan atau langsung ketik huruf drivenya, misalnya D:\
   Rekomendasi : jangan memilih drive C:\ atau pada My Document. Tujuannya agar ketika suatu saat Windows error, dan memaksa untuk format atau install ulang, tidak perlu repot-repot lagi memindah file-file yang ada pada drive C:\
2. Selanjutnya klik Advanced. Scroll ke bawah cari kelompok Show document content. Beri centang (checklist) Show text bounderaies. Fungsinya untuk menampilkan garis margin lembar kerja Word dengan tepi kertas. Dengan menampilkan garis margin ini menjadi lebih memudahkan bekerja. Atau sudah terbiasa tanpa menggunakannya ya silahkan.
   Scroll ke bawah lagi cari kelompok Display. Pada Show measurements in units of : gantilah ukuran yang sudah dikenal. Secara default dalam ukuran Inchi. Gantilah dengan Centimeters supaya familiar ( bagi saya lho )
3. Selanjutnya klik Quick Access Toolbar. Fungsinya untuk menampilkan ikon sebuah fitur agar dapat diakses dengan cepat, tanpa perlu berpindah-pindah dari satu menu tab ke tab yang lain. Kebutuhan setiap orang sama tidak sama, sesuaikanlah. Pada kolom sebelah kiri langsung saja klik Choose commands from dengan pilihan All Commands. Nah itulah fitur yang disediakan Office. Sekedar untuk menulis soal, makalah beberapa hal yang penting yaitu :
   Save, Undo, Redo, Page Setup, Print Preview and Print, Document Map ( Navigation Pane ), Styles…, Insert Footnote, Close.
   Fitur pada kolom di sebelah kanan yang akan tampil pada Quick Access Toolbar. Bisa ditambah atau dikurangi sesuai kebutuhan.
   Caranya klik tombol Add >> (menambah) atau << Remove (mengurangi) yang terletak di antara kolom.
   Rekomendasi : fitur yang sering diakses letakkan di Quick Access Toolbar ini.
4. Setelah selesai klik Ok.

Setelah langkah-langkah setting dasar Microsoft Office 2010 / 2007, ada beberapa pengaturan lagi agar benar-benar ready untuk bekerja.

1. Menampilkan Ruler atau penggaris ukuran, ga ngerti istilahnya
   Klik Tab View, kasih centang Ruler. Selain menampilkan ukuran panjang, Ruler ini juga sangat berguna untuk memaksimalkan Tab Stop.
2. Setting Ukuran Kertas dan Margin ( Page Setup )
   Klik ikon Page Setup pada Quick Access Toolbar. Isilah jarak margin Top, Bottom, Left, Right sesuai dengan kebutuhan. Umpama untuk makalah, skripsi, tesis maupun karya ilmiah umumnya margin Top : 4cm, Bottom : 3cm, Left : 4cm, Right : 3cm.
   Orientation atau posisi kertas berdiri (potrait) atau ambruk (Landscape)
   Selanjutnya klik tab Paper. Silahkan pilih ukuran kertas yang akan sering digunakan saat membuat dokumen baru. Misalnya A4. Atau jika sering menggunakan kertas ukuran F4 (folio), maka isilah Widht : 21.59cm (panjang) dan Height : 33cm / 33.1cm (tinggi). JANGAN menggunakan ukuran Legal, karena tingginya 35cm.
3. Setting Header dan footer. Jarak untuk header dan footer dengan tepi kertas. Umpama untuk makalah banyak dengan jarak margin Header : 2.5cm, untuk Footer : 2cm.
4. Setelah langkah 1, 2, 3 seperti di atas, jangan langsung klik Ok. Klik tombol Set As Default, agar setiap kali kita membuat dokumen baru setting di atas tidak berubah. Setelah klik Set As Default muncul jendela konfirmasi, pilih Yes/Ok. Maka dokumen baru yang dibuat akan selalu sama dengan setting yang kita buat seperti di atas

Setelah melewati langkah-langkah di atas, bagi saya masih ada beberapa lagi yang perlu diatur, agar Microsoft Office 2010 benar-benar ready use dan up to date (ga ada hubungannya)
Kalau tertarik lanjut membacanya… kalau sudah capek, tutup segera blog ini dan segeralah istirahat, biar fresh, dan besok berkunjung lagi ya biar page view blog semakin meningkat Please.. halah

Sekarang klik Document Map, maka di sebelah kiri tampil kolom Navigation.
Terus klik ikon Styles di Quick Access Toolbar. Tampil kolom Styles. Biasanya saat pertama kali diakses akan berada agak ke tengah. Maka tekan jendela (kolom) Styles, jangan dilepas, terus geser ke kanan sampai mentok, maka hasilnya seperti gambar di bawah :

Aturlah lebar Navigation dan Styles sesuai dengan kebutuhan (monitor), agar nyaman bekerja.

Masih ada lagi, jika komputer atau laptop terinstall program DeepFreeze yang membekukan Windows, maka sekalian ketik beberapa kata dengan menggunakan beberapa font yang paling sering digunakan (selain Heading). Tujuannya agar setiap kali komputer dihidupkan, dan bekerja dengan Office Word, maka font-font tertentu yang sering digunakan sudah berada pada posisi paling atas, sehingga kita tidak perlu scroll naik turun lagi untuk berganti font.
Selain beberapa tips untuk setting Microsoft Office Word di atas, silahkan berimprovisasi. Dalam mengakses setiap fitur bisa dengan cara-cara lain. Tutorial ini hanya sekedar sharing pengalaman doang, bagi yang masih bekerja dengan cara yang ribet dan konvensional. Pokoknya kebutuhan setiap orang tentunya tidak sama.